La auditoría es una herramienta fundamental para evaluar la conformidad de un sistema de gestión, ya sea de calidad, seguridad, medio ambiente o inocuidad alimentaria. Sin embargo, el proceso de auditoría no se limita solo a la realización de entrevistas o inspecciones. La documentación, los informes y las notas de auditoría juegan un papel crucial en asegurar que los resultados de la auditoría sean claros, precisos, transparentes y útiles para la mejora continua. Estos elementos no solo permiten evaluar el cumplimiento de normas y procedimientos, sino que también proporcionan una base sólida para la toma de decisiones y la implementación de acciones correctivas.
¿𝗣𝗼𝗿 𝗾𝘂𝗲́ 𝗲𝘀 𝗜𝗺𝗽𝗼𝗿𝘁𝗮𝗻𝘁𝗲 𝗹𝗮 𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗲𝗻 𝘂𝗻𝗮 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮?
La documentación de una auditoría no solo es una formalidad, sino que es esencial para garantizar la validez, la trazabilidad y la efectividad del proceso. Este permite:
𝟭. 𝗚𝗲𝗻𝗲𝗿𝗮 𝗖𝗼𝗻𝗳𝗶𝗮𝗻𝘇𝗮 𝘆 𝗧𝗿𝗮𝗻𝘀𝗽𝗮𝗿𝗲𝗻𝗰𝗶𝗮
La documentación detallada de una auditoría proporciona evidencia tangible de lo que se ha evaluado, de las conclusiones alcanzadas y de las acciones que deben tomarse. Esto genera confianza tanto entre las partes auditadas como en las partes interesadas (clientes, autoridades regulatorias, proveedores), al demostrar que el proceso ha sido riguroso, objetivo y realizado conforme a los procedimientos establecidos.
𝟮. 𝗣𝗿𝗼𝗽𝗼𝗿𝗰𝗶𝗼𝗻𝗮 𝗧𝗿𝗮𝘇𝗮𝗯𝗶𝗹𝗶𝗱𝗮𝗱
Los registros de auditoría permiten rastrear la evolución de los resultados a lo largo del tiempo. Tener documentación organizada facilita la revisión de auditorías pasadas y ayuda a comparar el desempeño de una organización en distintos períodos. Esto es especialmente relevante cuando se trata de auditorías recurrentes o de seguimiento a acciones correctivas.
𝟯. 𝗖𝘂𝗺𝗽𝗹𝗲 𝗰𝗼𝗻 𝗹𝗼𝘀 𝗥𝗲𝗾𝘂𝗶𝘀𝗶𝘁𝗼𝘀 𝗡𝗼𝗿𝗺𝗮𝘁𝗶𝘃𝗼𝘀
En muchos sectores, especialmente en la industria alimentaria, la automotriz o la farmacéutica, las auditorías deben cumplir con normativas internacionales como ISO 9001, ISO 22000, BRC, entre otras. Estas normativas exigen que se mantengan registros adecuados de las auditorías realizadas, lo que incluye notas, informes y la documentación asociada. No cumplir con estos requisitos puede resultar en sanciones o pérdida de certificaciones.
𝟰. 𝗙𝗮𝗰𝗶𝗹𝗶𝘁𝗮 𝗹𝗮 𝗠𝗲𝗷𝗼𝗿𝗮 𝗖𝗼𝗻𝘁𝗶𝗻𝘂𝗮
La documentación de las auditorías actúa como un punto de partida para la identificación de áreas de mejora. Las observaciones registradas durante la auditoría pueden ayudar a la organización a detectar debilidades, ineficiencias o incumplimientos de los procesos. Esto permite desarrollar estrategias para corregir los problemas y optimizar los procesos a futuro.
😎𝗘𝗹 𝗜𝗻𝗳𝗼𝗿𝗺𝗲 𝗱𝗲 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮: 𝗨𝗻 𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗼 𝗘𝘀𝗲𝗻𝗰𝗶𝗮𝗹
El informe de auditoría es el resultado final de todo el trabajo realizado durante la auditoría. Es el documento más relevante en el proceso, ya que sintetiza los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones. La calidad de un informe de auditoría influye directamente en la efectividad de las acciones correctivas y preventivas que se implementen. A continuación, se explican los aspectos más importantes de un informe de auditoría bien elaborado:
𝟭. 𝗥𝗲𝘀𝘂𝗺𝗲𝗻 𝗖𝗹𝗮𝗿𝗼 𝘆 𝗖𝗼𝗻𝗰𝗶𝘀𝗼
El informe debe comenzar con un resumen ejecutivo que brinde una visión general de la auditoría, incluyendo el propósito, el alcance, las áreas auditadas y el equipo de auditoría. Este resumen debe ser accesible para los directivos y personas clave, y debe facilitar una comprensión rápida de los hallazgos principales sin necesidad de revisar todo el informe.
𝟮. 𝗛𝗮𝗹𝗹𝗮𝘇𝗴𝗼𝘀 𝗢𝗯𝗷𝗲𝘁𝗶𝘃𝗼𝘀 𝘆 𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗱𝗼𝘀
Cada hallazgo debe estar documentado de manera clara y objetiva. Esto incluye la descripción detallada de los no conformidades o oportunidades de mejora, junto con la evidencia que respalda cada uno de los hallazgos (por ejemplo, registros, fotografías, entrevistas). De esta manera, se asegura que las conclusiones sean verificables y que no quede lugar para la interpretación subjetiva.
𝟯. 𝗔𝗰𝗰𝗶𝗼𝗻𝗲𝘀 𝗖𝗼𝗿𝗿𝗲𝗰𝘁𝗶𝘃𝗮𝘀 𝘆 𝗥𝗲𝗰𝗼𝗺𝗲𝗻𝗱𝗮𝗰𝗶𝗼𝗻𝗲𝘀
El informe debe incluir una sección con acciones correctivas y preventivas sugeridas, basadas en los hallazgos de la auditoría. Estas acciones deben ser claras, específicas, con responsables asignados y plazos definidos. Además, el informe debe señalar si las acciones correctivas están relacionadas con las observaciones de auditoría y si son apropiadas para abordar las no conformidades.
𝟰. 𝗖𝗼𝗻𝗰𝗹𝘂𝘀𝗶𝗼𝗻𝗲𝘀 𝘆 𝗘𝘃𝗮𝗹𝘂𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗙𝗶𝗻𝗮𝗹
Finalmente, el informe debe incluir una evaluación final del sistema de gestión auditado. Esto puede incluir la calificación global del cumplimiento de los estándares, un resumen de las fortalezas y debilidades observadas, y una recomendación para futuras auditorías o revisiones.
𝗡𝗼𝘁𝗮𝘀 𝗱𝗲 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮: 𝗘𝗹 𝗖𝗼𝗿𝗮𝘇𝗼́𝗻 𝗱𝗲 𝗹𝗮 𝗜𝗻𝗳𝗼𝗿𝗺𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻
Las notas de auditoría son el registro detallado de las actividades realizadas durante la auditoría. Aunque no siempre se presentan a las partes externas, son esenciales para el auditor y la organización auditada. Las notas de auditoría proporcionan un desglose detallado de lo que se ha observado, cómo se ha verificado la evidencia y cualquier conversación clave que se haya tenido durante el proceso.
𝟭. 𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗱𝗲𝗹 𝗣𝗿𝗼𝗰𝗲𝘀𝗼 𝗱𝗲 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮
Las notas deben capturar cada paso del proceso de auditoría, desde la planificación hasta la finalización. Esto incluye la verificación de documentos, entrevistas con el personal, inspecciones en el lugar y cualquier hallazgo que no se haya incluido en el informe final pero que sea relevante para la evaluación.
𝟮. 𝗜𝗱𝗲𝗻𝘁𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗱𝗲 𝗔́𝗿𝗲𝗮𝘀 𝗱𝗲 𝗠𝗲𝗷𝗼𝗿𝗮
A menudo, las notas de auditoría son el lugar donde se identifican problemas que no necesariamente constituyen una no conformidad formal, pero que pueden representar áreas de mejora o riesgos potenciales. Esta información es valiosa para la organización, ya que ayuda a la mejora continua, incluso si los problemas no alcanzan el nivel de una observación formal en el informe.
3. Base para la Comunicación Interna
Las notas de auditoría también sirven como una base de referencia para la comunicación interna. Pueden ser revisadas por los miembros del equipo de auditoría, los gerentes y otros interesados clave para asegurar que todos comprendan el contexto de las conclusiones y que se coordinen adecuadamente las acciones a seguir.
𝗠𝗲𝗷𝗼𝗿𝗲𝘀 𝗣𝗿𝗮́𝗰𝘁𝗶𝗰𝗮𝘀 𝗽𝗮𝗿𝗮 𝗹𝗮 𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗱𝗲 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮𝘀
𝗖𝗹𝗮𝗿𝗶𝗱𝗮𝗱 𝘆 𝗣𝗿𝗲𝗰𝗶𝘀𝗶𝗼́𝗻: Toda la documentación de auditoría debe ser clara, precisa y fácil de comprender. Evitar el lenguaje ambiguo y asegurarse de que los hallazgos y recomendaciones estén bien detallados es fundamental.
𝗖𝘂𝗺𝗽𝗹𝗶𝗺𝗶𝗲𝗻𝘁𝗼 𝗱𝗲 𝗡𝗼𝗿𝗺𝗮𝘀: Asegurarse de que los informes y notas de auditoría cumplan con las normativas y directrices internacionales pertinentes (por ejemplo, ISO, IFS, BRC), en base a lo que responda el Sistema de Gestión evaluado, es esencial para mantener la validez del proceso de auditoría.
𝗖𝗼𝗻𝗳𝗶𝗱𝗲𝗻𝗰𝗶𝗮𝗹𝗶𝗱𝗮𝗱: Los informes de auditoría pueden contener información sensible, por lo que es fundamental garantizar que la documentación se maneje de manera confidencial y se distribuya solo a las personas autorizadas.
𝗥𝗲𝘃𝗶𝘀𝗶𝗼́𝗻 𝘆 𝗥𝗲𝘁𝗿𝗼𝗮𝗹𝗶𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻: Asegurar que los informes y las notas sean revisados por los responsables antes de su distribución final puede ayudar a corregir posibles errores y mejorar la calidad de la documentación.
La documentación, el informe y las notas de auditoría son elementos cruciales que permiten garantizar la transparencia, el cumplimiento normativo y la mejora continua dentro de los sistemas de gestión. Una auditoría bien documentada no solo ayuda a identificar no conformidades y áreas de mejora, sino que también proporciona una base sólida para la toma de decisiones y el establecimiento de acciones correctivas efectivas. A través de una gestión adecuada de estos elementos, las organizaciones pueden asegurar la eficacia de sus sistemas de gestión y cumplir con los estándares de calidad y seguridad requeridos.
𝗘𝗻 𝗲𝗹 𝗽𝗿𝗲𝘀𝗲𝗻𝘁𝗲 𝘃í𝗱𝗲𝗼 𝗡𝗼𝗿𝗸𝘆𝘀 𝗛𝘂𝗿𝘁𝗮𝗱𝗼 𝘆 𝗞𝗲𝘆𝗹𝗮 𝗦𝗼𝘁𝗲𝗹𝗱𝗼 𝗻𝗼𝘀 𝗵𝗮𝗯𝗹𝗮𝗻 𝘀𝗼𝗯𝗿𝗲 𝗲𝘀𝘁𝗲 𝘁𝗲𝗺𝗮:
