𝟭𝟬 𝗣𝘂𝗻𝘁𝗼𝘀 𝗖𝗹𝗮𝘃𝗲 𝗽𝗮𝗿𝗮 𝘂𝗻 𝗣𝗿𝗼𝗰𝗲𝗱𝗶𝗺𝗶𝗲𝗻𝘁𝗼 𝗱𝗲 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮 𝗜𝗻𝘁𝗲𝗿𝗻𝗮 𝗘𝗳𝗲𝗰𝘁𝗶𝘃𝗼
Un procedimiento de auditorías internas bien estructurado es fundamental para garantizar la eficacia y eficiencia de los procesos organizacionales. Si bien, las normas como 9001, y otros de requisitos no piden un procedimiento «de manera expresa», es vital que las organizaciones cuenten con la sistemática establecida para la gestión del programa de auditorias y todo lo que esto involucra.
Para establecer el procedimiento de auditoría interna, es vital que como mínimo se aborde lo siguiente:
1. 𝗢𝗯𝗷𝗲𝘁𝗶𝘃𝗼 /Propósito: Es importante describir cual es el objetivo de lo establecido en ese procedimiento.
2. 𝗔𝗹𝗰𝗮𝗻𝗰𝗲: Establecer que tanto va abarcar la sistemática descrita en ese procedimiento, desde la determinación de la necesidad de auditoria hasta su informe final, o hasta el seguimiento. Estará abarcando la descripción de solo auditorias internas o también auditorias de segunda parte.
3. 𝗙𝗿𝗲𝗰𝘂𝗲𝗻𝗰𝗶𝗮: Determinar la frecuencia con la que se realizarán las auditorías, considerando factores como el tamaño de la organización, la complejidad de los procesos y los riesgos asociados.
4. 𝗘𝗾𝘂𝗶𝗽𝗼 𝗮𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿: Definir el perfil de los auditores internos, sus responsabilidades y las competencias requeridas, que vayan acorde con las requisitos o normativas a las que responde el sistema de gestión y otras competencias requeridas para que puedan llevar con éxito las auditorías.
5. 𝗣𝗹𝗮𝗻𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻: Establecer un proceso de planificación detallado, incluyendo la selección de los procesos a auditar, la determinación de los criterios de evaluación y la elaboración de un plan de trabajo.
En esta fase es importante identificar y evaluar los riesgos asociados a los procesos auditados, y cómo el procedimiento debe abordar la gestión de estos riesgos.
6. 𝗘𝗷𝗲𝗰𝘂𝗰𝗶𝗼́𝗻: Establecer las actividades a realizar durante la auditoría, como la recopilación de evidencia, la realización de entrevistas y la revisión de documentos.
7. 𝗖𝗼𝗻𝘁𝗲𝗺𝗽𝗹𝗮𝗿 𝗰𝗿𝗶𝘁𝗲𝗿𝗶𝗼𝘀: Es necesario que se describa la sistemática descrita en el procedimiento es para las auditorias realizadas de acuerdo a que normativos, procedimientos.
8. 𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻: Qué constituirá registro de auditoria, plan, listas de verificación /notas de auditorias, soportes de competencia del equipo auditor, informe de auditoria y demás registros que la organización ha considerado como necesario. Por ejemplo, una pregunta común que a veces realizan es, y debemos tener las notas de los auditores como respaldo de la auditoria y nos encontramos que algunas organizaciones que no solicitan las notas, mientras otras sí, por ello es importante que todo este quede claro. Así mismo, se hace muy importante que estén claras las responsabilidades y documentación pertinente para el programa como para el plan de auditoria (lo cual son dos cosas diferentes que a veces se confunde).
9. 𝗜𝗻𝗳𝗼𝗿𝗺𝗲 𝗱𝗲 𝗮𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮: La organización debe determinar donde se va a registrar sus resultados de auditorias, así como la cantidad de detalles que va a contener este documento. Algunos que contratan auditores externos (para sus auditorias internas), indican que se informe en el formulario del proveedor de auditoria, otros facilitan su plantilla; este procedimiento justamente debería describir como lo hace la organización.
Es importante también que la organización detalle que se va a informar sobre el resultado de auditoria, es decir, el nivel de extensión y de información que llevara el informe, por ejemplo, todos los hallazgos (conforme, no conforme), o solo las no conformidades. Así como también, describen si se reportaran observaciones, oportunidades de mejora, y de ser así, contemplar como las tratará la organización.
10. 𝗦𝗲𝗴𝘂𝗶𝗺𝗶𝗲𝗻𝘁𝗼: Establecer el proceso de seguimiento de las acciones para tratar las no conformidades reportadas en auditoria interna.
Hay otros elementos de vital importancia que debe abordarse en este procedimiento, con la finalidad clave de que el hable por si solo, sobre la sistemática de ejecución de las auditorias internas en la organización, desde su proceso de programación hasta la planificación, ejecución, informe y seguimiento.
Seguiremos profundizando sobre cada punto esencial para el proceso de auditoría interna.
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